Política de protección de datos



Política

Código: H16-GA-PO01

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Versión: 01

Vigencia: 25/11/2021

  1. DEFINICIÓN

El derecho a la intimidad personal, familiar y hábeas data son derechos fundamentales establecidos en el artículo 15 de la Constitución Nacional. En la actualidad estos derechos se ven cada día más amenazados por lo que se hace necesario e imperioso ponerle límites a la información que sobre una persona pueda suministrar los responsables y encargados de difundirla. El Gobierno nacional consciente que la información es el activo más preciado en este mundo globalizado y que el derecho de hábeas data requiere un tratamiento autónomo para su efectiva protección que lo garantice, expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, mediante la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, en ella se regula el derecho fundamental del Hábeas Data.

 

La Corte Constitucional mediante la sentencia C-748 de 2011 estableció el control constitucional de esta Ley Estatutaria, que es una Ley de especial jerarquía que tiene como fin esencial salvaguardar los derechos y deberes fundamentales, así como los procedimientos y recursos para su protección.

 

Por eso a través de esta propuesta se busca dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

En cumplimiento a las anteriores disposiciones, OFTALMOSERVICIOS IPS S.A.S informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.

 

  1. OBJETIVOS

De acuerdo con lo planteado en la ley 1581 de 2012 el objetivo de esta política es: “Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

 

De igual forma de acuerdo a lo planteado en el decreto reglamentario 1377 de 2013 a través de la misma, se busca facilitar la implementación y cumplimiento de la ley antes señalada, regulando aspectos tales como  la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.

 

  1. ESTRATEGIAS PARA DARLE APLICACIÓN A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Para la debida protección de datos personales y la debida aplicación de las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes preceptos:

 

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OFTALMOSERVICIOS I.P.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OFTALMOSERVICIOS I.P.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
  1. Ser informado por OFTALMOSERVICIOS I.P.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES:

 En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

 

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niño y adolescente.
  1. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

DEBERES DE OFTALMOSERVICIOS I.P.S.

 En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de OFTALMOSERVICIOS I.P.S. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:

 

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  1. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  1. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  1. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular
  1. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  1. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  1. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  1. OFTALMOSERVICIOS I.P.S. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

OFTALMOSERVICIOS I.P.S. en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.oftalmoservicios.co y del correo electrónico archivo.apartado@clofan.com

 

EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  1. Datos de naturaleza pública.
  1. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición OFTALMOSERVICIOS I.P.S.
  1. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  1. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  1. Por estipulación a favor de otro o para otro.
  1. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

  1. Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en OFTALMOSERVICIOS I.P.S. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo archivo.apartado@clofan.com. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, o según tiempos definidos por normatividad vigente. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la OFTALMOSERVICIOS I.P.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a OFTALMOSERVICIOS I.P.S. por el correo electrónico apartado@clofan.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  1. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  1. Una vez recibido el correo apartado@clofan.com con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá  hasta que el reclamo sea decidido.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.

 OFTALMOSERVICIOS I.P.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico archivo.apartado@clofan.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

 

  1. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

 Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales parcial o completamente según ítems autorizados, en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello OFTALMOSERVICIOS I.P.S. pondrá a disposición del Titular el correo electrónico archivo.apartado@clofan.com Si vencido el término legal respectivo, OFTALMOSERVICIOS I.P.S., según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

 

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

 El tratamiento para los datos personales indispensables de usuarios, colaboradores y proveedores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de OFTALMOSERVICIOS I.P.S. como Institución Prestadora de Salud y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

 

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

 

  1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  1. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

OFTALMOSERVICIOS I.P.S. velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

 

El tratamiento de datos se realiza, además de los demás fines informados, para actividades de videovigilancia, seguridad o trazabilidad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, a través de cámaras y dispositivos de grabación establecidos en las instalaciones de las sedes de la clínica OFTALMOSERVICIOS I.P.S aclarando que ningún dispositivo de video vigilancia se ubica en lugares que puedan afectar la intimidad de los Titulares. Las imágenes o videos solo serán tratados cuando sean pertinentes en relación con las finalidades expuestas y que hayan justificado la instalación de los dispositivos de videovigilancia.

 

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

 

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

 

  1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
  1. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  1. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 

OFTALMOSERVICIOS I.P.S. ha designado como proceso administrador y garante de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución al Centro de Administración Documental con el apoyo del asesor jurídico, áreas Funcionales que manejan los Datos Personales de los Titulares y profesionales en Seguridad de la Información.

Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y Supresión de datos personales, a través del correo electrónico archivo.apartado@clofan.com

 

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 OFTALMOSERVICIOS I.P.S. en cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión y en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter académico y administrativos con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.

 

Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, OFTALMOSERVICIOS I.P.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con OFTALMOSERVICIOS I.P.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

 

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe OFTALMOSERVICIOS I.P.S., no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

 

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con OFTALMOSERVICIOS I.P.S.

 

GESTIÓN DE MODIFICACIÓN

 En el caso que se realicen cambios sustanciales en el contenido, responsable, encargado o finalidad del tratamiento de datos referidos en la presente política, OFTALMOSERVICIOS I.P.S. comunicará a los titulares mediante uso de medios electrónicos los cambios ocurridos. Únicamente es necesaria una nueva autorización por el titular cuando el cambio se refiera a la finalidad en el tratamiento de datos.

 

  1. INDICADORES
  • Proporción de reclamos relacionados con protección de datos.
  1. CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Fecha

Descripción de cambios

Elaboró

Revisó

Aprobó

1

30/11/2021

Creación del documento

Liseth Arango

Coordinadora gestión de información

Rudinela Ramirez

Jefe de Planeacion y RRHH

Geovanny Saenz

Subgerente

2

12/01/2022

Se anexa párrafo en la pagina 6 sobre la videovigilancia

Rudinela Ramirez

Jefe de Planeacion y RRHH

Rudinela Ramirez

Jefe de Planeacion y RRHH

Geovanny Saenz

Subgerente

      
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